6 jednoduchých tipov pre väčší poriadok v kancelárii

Obľúbený výrok znie: Kreatívny génius zvláda aj chaos. Určite je v tom kus pravdy a máloktorý človek dostal už v kolíske do vienka zmysel pre poriadok, ale s poriadkom a systémom sa predsa len pracuje o niečo efektívnejšie. A kto sa o poriadok stará pravidelne, upratuje niekedy zo zvyku – bez toho, aby o tom premýšľal.

1. Od písacieho stola plného chaosu po taký, za ktorým sa budete cítiť príjemne

Priznajte na rovinu: Niekedy predsa len kompletne upracete svoj písací stôl, vyčistíte hornú plochu a vychutnávate si tento pohľad. Ako sa vtedy cítite? Potom sa to nazýva „výber namiesto rozmanitosti“: umiestnite na stôl iba dôležité predmety, ktoré pravidelne potrebujete.

Pochopiteľne, najčastejšie používané kancelárske potreby by ste mali postaviť čo najbližšie k Vám. Ide napr. o zopár ceruziek, poznámkový blok, samolepiace poznámkové bločky, stolové zásuvky na dokumenty a pravdepodobne poznámková tabuľa na dôležité upozornenia na viditeľnom mieste. Ak denne nepoužívate nožnice, zošívačku, dierovač a pod., nemajú sa tieto veci pre udržanie poriadku nachádzať na stole, ale patria do zásuvky v blízkosti pracovnej plochy.

2. Poriadok v kancelárii, aj v tej domácej, poteší rodinu i šéfa

Ak pracujete doma a rozpočet to dovolí, zjednoťte v domácej kancelárii svoje systémy usporiadania a nápisov. Miešanina rôznych fasciklov a nápisov vnucuje pocit „neporiadku“, na rozdiel od zjednotených produktov a typov písma. A ukážte odvahu zbaviť sa vecí, napr. guľôčkového pera, ktoré zas a zas tečie a poriadne nepíše, alebo prázdnej zošívačky, ktorú nikdy nepoužívate.

Ak sa Vám podarilo urobiť na písacom stole generálny poriadok, spravte z toho rutinu a dôsledne upratujte písací stôl každý deň pred skončením práce. Tým môžete aj v myšlienkach ukončiť pracovný deň a urobiť si oddychový večer. Mimochodom, pomáha tiež naplánovať si raz za mesiac alebo kvartál upratovací deň a počas neho dať do poriadku zásuvky, regály a e-mailovú schránku.

3. Digitálne upratovanie jednoducho a rýchlo

Nielen písací stôl môže byť zodpovedný za chaos a neporiadok v kancelárii, ale aj e-mailová schránka a pracovná plocha počítača by mali mať systém a byť „upratané“. Ani najupratanejší stôl Vám nepomôže, keď budete musieť 5 minút pátrať po e-maile alebo súbore. Upratujte si elektronickú schránku takisto denne, označujte si e-maily farebne podľa naliehavosti a pravidelne vymazávajte e-maily, ktoré už nepotrebujete.

Udržujte si aj na pracovnej ploche prehľadnosť, v rámci ktorej súbory centrálne uložíte, jednotne označíte a dáte im jednotnú a logickú štruktúru. Ak treba, vopred sa dohodnite s Vaším tímom. A interne pracujte radšej s prepojením na linky k dokumentom, ako so samotnými súbormi. Aj to Vám nesmierne uľahčí spoluprácu s ostatnými.

4. Závislosť od termínov? Zachovajte si prehľad

Áno, všetky pravidlá odporúčajú oddeľovať pracovné od súkromného. V tomto prípade však nie. Keďže svoj čas máte k dispozícii len raz, mali by ste používať kalendár. Tak budete mať prehľad o všetkých termínoch, rýchlo si všimnete, ak sa Vám prekrývajú.

Aj keď sa dnešný trend opäť prikláňa k papierovej forme, elektronické kalendáre sú jednoducho praktickejšie. Ľahšie sa korigujú, prispôsobujú a používajú spolu s ostatnými, môžu napríklad obsahovať relevantné linky, ktoré si – vzhľadom na ich dĺžku – dnes nikto ručne zapisovať nebude. Pravidelné úlohy a termíny môžete v elektronickom kalendári označiť ako sériové a v prípade dovolenky alebo inej neprítomnosti celkom jednoducho presmerovať na svojho zástupcu. Tak si stále zachováte prehľad.

5. Už nikdy papieriky s poznámkami...

Kopy papiera sú často začiatkom chaosu. Namiesto jedného alebo viacerých stohov papiera na písacom stole Vám experti na poriadok odporúčajú 3 odkladacie priestory: pre to, čo prišlo, čo je aktuálne a čo vybavené. S takýmto základným prehľadom vezmete v ideálnom prípade každý list papiera do ruky len raz, podľa štruktúry priečinkov ich počas dňa spracujete a minimálne sa môžete zbaviť papierikov s poznámkami.

Aj tu dbajte na pravidelné „čistky“ a doklady, ktoré netreba z právnych dôvodov ihneď spracovať, pravidelne redukujte. Najmä s ohľadom na životné prostredie uvádzajú mnohí ľudia spolu so svojou signatúrou aj „Please consider the environment before printing this e-mail.“ Tiež na to myslite: Nie každý e-mail a každý dokument treba vytlačiť!

6. Poriadok na písacom stole – poriadok v hlave

Krédo vyjadruje názor, že usporiadaný stôl môže podporiť kariéru. Teraz sa určite pýtate: prečo? Pracovný stôl je akousi vizitkou pracovníka. Pozrite sa niekedy nestrannými očami na svoj písací stôl. Čo vidíte a ako by ste osobu s takým písacím stolom zhodnotili? Mnohí ľudia dávajú do súvisu vzhľad pracovného miesta človeka s jeho spôsobom práce a majú tomu zodpovedajúcu dôveru v jeho pracovné metódy. Dbajte preto na určitý základný poriadok a ponechajte na svojom stole len aktuálny projekt.

Predsa len nemôže uškodiť trocha inšpirácie a zopár súkromných predmetov, len by ste nimi nemali zapratať celý písací stôl. Súkromná fotografia na písacom stole alebo osobný predmet na pracovisku napokon ukazujú, že sa v práci cítite príjemne a že ste si to tam podľa toho aj zariadili.