Obľúbený výrok znie: Kreatívny génius zvláda aj chaos. Určite je v tom kus pravdy a máloktorý človek dostal už v kolíske do vienka zmysel pre poriadok, ale s poriadkom a systémom sa predsa len pracuje o niečo efektívnejšie. A kto sa o poriadok stará pravidelne, upratuje niekedy zo zvyku – bez toho, aby o tom premýšľal.
Priznajte na rovinu: Niekedy predsa len kompletne upracete svoj písací stôl, vyčistíte hornú plochu a vychutnávate si tento pohľad. Ako sa vtedy cítite? Potom sa to nazýva „výber namiesto rozmanitosti“: umiestnite na stôl iba dôležité predmety, ktoré pravidelne potrebujete.
Pochopiteľne, najčastejšie používané kancelárske potreby by ste mali postaviť čo najbližšie k Vám. Ide napr. o zopár ceruziek, poznámkový blok, samolepiace poznámkové bločky, stolové zásuvky na dokumenty a pravdepodobne poznámková tabuľa na dôležité upozornenia na viditeľnom mieste. Ak denne nepoužívate nožnice, zošívačku, dierovač a pod., nemajú sa tieto veci pre udržanie poriadku nachádzať na stole, ale patria do zásuvky v blízkosti pracovnej plochy.
Ak pracujete doma a rozpočet to dovolí, zjednoťte v domácej kancelárii svoje systémy usporiadania a nápisov. Miešanina rôznych fasciklov a nápisov vnucuje pocit „neporiadku“, na rozdiel od zjednotených produktov a typov písma. A ukážte odvahu zbaviť sa vecí, napr. guľôčkového pera, ktoré zas a zas tečie a poriadne nepíše, alebo prázdnej zošívačky, ktorú nikdy nepoužívate.
Ak sa Vám podarilo urobiť na písacom stole generálny poriadok, spravte z toho rutinu a dôsledne upratujte písací stôl každý deň pred skončením práce. Tým môžete aj v myšlienkach ukončiť pracovný deň a urobiť si oddychový večer. Mimochodom, pomáha tiež naplánovať si raz za mesiac alebo kvartál upratovací deň a počas neho dať do poriadku zásuvky, regály a e-mailovú schránku.
Nielen písací stôl môže byť zodpovedný za chaos a neporiadok v kancelárii, ale aj e-mailová schránka a pracovná plocha počítača by mali mať systém a byť „upratané“. Ani najupratanejší stôl Vám nepomôže, keď budete musieť 5 minút pátrať po e-maile alebo súbore. Upratujte si elektronickú schránku takisto denne, označujte si e-maily farebne podľa naliehavosti a pravidelne vymazávajte e-maily, ktoré už nepotrebujete.
Udržujte si aj na pracovnej ploche prehľadnosť, v rámci ktorej súbory centrálne uložíte, jednotne označíte a dáte im jednotnú a logickú štruktúru. Ak treba, vopred sa dohodnite s Vaším tímom. A interne pracujte radšej s prepojením na linky k dokumentom, ako so samotnými súbormi. Aj to Vám nesmierne uľahčí spoluprácu s ostatnými.
Áno, všetky pravidlá odporúčajú oddeľovať pracovné od súkromného. V tomto prípade však nie. Keďže svoj čas máte k dispozícii len raz, mali by ste používať kalendár. Tak budete mať prehľad o všetkých termínoch, rýchlo si všimnete, ak sa Vám prekrývajú.
Aj keď sa dnešný trend opäť prikláňa k papierovej forme, elektronické kalendáre sú jednoducho praktickejšie. Ľahšie sa korigujú, prispôsobujú a používajú spolu s ostatnými, môžu napríklad obsahovať relevantné linky, ktoré si – vzhľadom na ich dĺžku – dnes nikto ručne zapisovať nebude. Pravidelné úlohy a termíny môžete v elektronickom kalendári označiť ako sériové a v prípade dovolenky alebo inej neprítomnosti celkom jednoducho presmerovať na svojho zástupcu. Tak si stále zachováte prehľad.
Kopy papiera sú často začiatkom chaosu. Namiesto jedného alebo viacerých stohov papiera na písacom stole Vám experti na poriadok odporúčajú 3 odkladacie priestory: pre to, čo prišlo, čo je aktuálne a čo vybavené. S takýmto základným prehľadom vezmete v ideálnom prípade každý list papiera do ruky len raz, podľa štruktúry priečinkov ich počas dňa spracujete a minimálne sa môžete zbaviť papierikov s poznámkami.
Aj tu dbajte na pravidelné „čistky“ a doklady, ktoré netreba z právnych dôvodov ihneď spracovať, pravidelne redukujte. Najmä s ohľadom na životné prostredie uvádzajú mnohí ľudia spolu so svojou signatúrou aj „Please consider the environment before printing this e-mail.“ Tiež na to myslite: Nie každý e-mail a každý dokument treba vytlačiť!
Krédo vyjadruje názor, že usporiadaný stôl môže podporiť kariéru. Teraz sa určite pýtate: prečo? Pracovný stôl je akousi vizitkou pracovníka. Pozrite sa niekedy nestrannými očami na svoj písací stôl. Čo vidíte a ako by ste osobu s takým písacím stolom zhodnotili? Mnohí ľudia dávajú do súvisu vzhľad pracovného miesta človeka s jeho spôsobom práce a majú tomu zodpovedajúcu dôveru v jeho pracovné metódy. Dbajte preto na určitý základný poriadok a ponechajte na svojom stole len aktuálny projekt.
Predsa len nemôže uškodiť trocha inšpirácie a zopár súkromných predmetov, len by ste nimi nemali zapratať celý písací stôl. Súkromná fotografia na písacom stole alebo osobný predmet na pracovisku napokon ukazujú, že sa v práci cítite príjemne a že ste si to tam podľa toho aj zariadili.
